Zukunftssichere Langzeitarchivierung medizinischer Daten mit HP iCAS

Die zunehmende Digitalisierung im Unternehmen, wie z. B. die Digitalisierung von Dokumenten (Eingangsrechnungen, Lieferscheine usw.) und vor allem die digitale Erfassung von Bildern aus dem Produktionsprozess bis hin zur Qualitätssicherung stellen hohe Anforderungen an die IT im Unternehmen. Das gilt insbesondere für das digitale Archiv: Reichte es noch vor Jahren, Daten einfach in Papierform abzulegen, so stellen sich heute erhebliche rechtliche Anforderungen an ein digitales Archiv.

Eine auditfähige Archivierung verlangt unter anderem aufwendige Datenmigrationen auf immer neuere Medien im Zuge der technischen Weiterentwicklung, eine hohe Skalierbarkeit und die Vermeidung von Medienbrüchen bei gleichzeitiger einfacher Nachprüfbarkeit der Datenintegrität. Andernfalls wäre eine Archivierung patienten-bezogener Daten über 30 Jahre und mehr absolut undenkbar. Deshalb ist die problemlose Integration einer Archivierung in bestehende und zukünftige IT-Infrastrukturen enorm wichtig. HP iCAS bietet dafür eine zukunftsfähige Lösung – entwickelt für die optimale Nutzung, Verwaltung und Strukturierung der Daten und basierend auf standardisierten, offenen Systemplattformen. Zu Recht messen Unternehmen dem Thema Compliance einen immer höheren Stellenwert bei. Ob es um Geschäftspapiere im Sinne der AO §147, steuerrechtlich relevante Informationen, Konstruktionsunterlagen, Daten aus dem Produktionsprozess zur Qualitätssicherung oder Forschungsergebnisse geht, in jedem Fall muss über Jahrzehnte eine rechtssichere Archivierung erfolgen.

Die Datenmengen wachsen speziell durch die technische Weiterentwicklung besonders rasant, hatten z. B. Bilder vor wenigen Jahren noch 2-3MegaPixel, so haben sie heute in der Regel schon mehr als 10Megapixel. Die Datenspeicherung und ihre Archivierung sind damit zu einem bedeutenden Kostenfaktor geworden. Nur etwa 10% der Daten werden typischerweise als Dynamic Content häufiger verändert, der Rest liegt überwiegend als Fixed Content vor. Obwohl nach der Erstellung nie verändert, belasten diese Daten die tägliche Datensicherung und verursachen erhebliche Verzögerungen im Falle eines Restores. Die Folge sind umfangreiche Investitionen in ein unternehmesweites Backup und hohe Betriebskosten.

HP iCAS ist ein hoch skalierbares, festplattenbasiertes Archiv. Mittels der patentierten und zertifizierten Content-Storage-Container-Technologie (CSC) komprimiert und verschlüsselt das System die Daten durch zukunftssichere HMAC-SHA-512-bit-Hashes. Die CSC-Technologie ergänzt zu archivierende Daten und Dokumente mit den zugehörigen Indexdaten, Erstellungs- und Retentiondatum (gesetzlich vorgeschriebene Aufbewahrungsfrist) zu einem Daten-Container. Dieser kann auf beliebige Datenträger gespeichert werden und bleibt trotzdem verifizierbar. Dabei komprimiert HP iCAS die Daten um bis zu 50% und verringert somit den Speicherbedarf.

Für eine langfristige Verfügbarkeit ist die Sicherheit der Daten, wie auch die Möglichkeit zur Migration auf neue Technologien extrem wichtig. HP iCAS bietet die Möglichkeit die File Container auf Systemebene zu verschieben oder zu kopieren.

Für den Einsatz von iCAS sind keine speziellen Speichersysteme erforderlich, es kann ein vorhandenes konsolidiertes Speichersystem auf Basis eines SAN-Arrays mit Speichersystemen, wie HP EVA oder HP MSA, genutzt werden. Bei Kapazitätsengpässen genügt eine Erweiterung des SAN-Speichers. Es entfällt damit der Betrieb eines separaten Speichersystems.

Eine Migration auf Medien (z.B. LTO-4), die eine Auslagerung an externe Standorte erlaubt, ist ohne weiteres möglich. Zusätzlicher Administrationsaufwand fällt nicht an, da kein spezielles Backup und Restore erforderlich ist.

Gesetzlich vorgeschriebene Aufbewahrungsfristen (Retentions) werden flexibel pro Container verwaltet. Nach Fristablauf können die Daten entsprechend gelöscht werden. Die Konformität mit einschlägigen Gesetzen – wie HGB, AO, GDPdU, GOB, SGB, SOX, EUROSOX, Basel II, UStG usw. – ist gesichert: HP iCAS wurde juristisch begutachtet und zertifiziert. Für einen reibungslosen Betrieb des Archivsystems benutzt HP iCAS ausschließlich zertifizierte Speichersysteme.

Bei Verwendung von ECM-Systemen, ist die Integration der Archivlösung in das ECM-System über API oder eine Filesystem-Schnittstelle möglich. Alle Dokumente werden zusammen mit den Metadaten auf den Endspeicher bzw. die Archivmedien kopiert. Die ECM-Datenbank enthält Informationen zum Archivstandort. Durch die Kopie der Metadaten, die als XML-Dateien abgelegt werden, lässt sich die Indexdatenbank auch nach einem kompletten Systemabsturz wieder herstellen. Die Kompatibilität zwischen HP iCAS und ausgewählten ECM-Systemen wurde zertifiziert.

Zukunftssichere Langzeitarchivierung von Unternehmensdaten mit HP iCAS