Als uns Anfang des Jahres 2007 mit der beabsichtigten Einführung des Moduls "Vertragsverwaltung" klar wurde, dass das Warenwirtschaftssystem C-Entron der Fa. Celos die Belange von IBH nicht erfüllen kann, wurde der Entschluss zur Einführung eines neuen Warenwirtschaftssystem gefällt. Die CeBit wurde u. a. für umfangreiche Marktanalysen genutzt. In Ergebnis der Analysen und Planungen entstand ein Projekt zur Einführung der integrierten elektronischen Geschäftsprozesse gemäß beiliegendem Strukturbild.
Auf der Grundlage eines Auswahlverfahrens und der unterbreiteten Angebote fiel die Wahl
auf das Warenwirtschaftssystem Dynamics Navision mit der Branchenlösung SITE (Solution for IT Enterprises) der Fa. Singhammer. Als Implementierungspartner wurde die Firma Samuelson Unternehmensberatung und Software-Entwicklung GmbH aus Berlin beauftragt. Der Projektstart war Anfang August 2007. Die Einführung aller Module soll im März 2008 abgeschlossen sein.
Samuelson wird auf der Grundlage der analysierten und zu implementierenden Geschäftsprozesse von IBH die Produkte Dynamics Navision und SITE an die geforderten Funktionalitäten anpassen. Besonders aufwandsintensiv ist die Einführung der Komponenten: Projektverwaltung bis hin zur Einführung und Integration von Microsoft Project, die Servicevertragsverwaltung für Debitoren- und Kreditorenverträge, Helpdesk, Arbeitszeitabrechnung der Mitarbeiter für Serviceleistungen und Projekte sowie die Anbindung an die elektronischen Systeme der Distributoren Also, Techdata, Ingram Micro u.a.
Auch die Reisekostenabrechnung wird direkt in Dynamics Navision integriert, womit das noch in Nutzung befindliche Lexware abgelöst werden kann. In die Servicevertragsverwaltung werden weiterhin die noch im Lotus Notes verwalteten verschlüsselten Kundendaten integriert, damit auch Lotus Notes abgelöst werden kann. Über die integrierte Arbeitszeitabrechnung soll eine revisionssichere Abrechnung und Nachweisführung für Serviceverträge, Serviceaufträge und Projekte erreicht werden.
Bei den Dokumentenmanagementsystemen fiel die Wahl auf Easy Enterprise.x der Fa. Easy Software. Implementierungspartner ist die Dresden-IT GmbH. Mit der Einführung des DMS Easy Enterprise.x von Dresden-IT wird als zweite zentrale Komponente ein revisionssicheres Archiv ergänzt, das das Kernstück der integrierten elektronischen Geschäftsprozesse bildet. Über die umfangreichen Schnittstellen von Easy Enterprise.x werden alle anderen Systeme gemäß Strukturbild integriert. In Papierform eingehende Dokumente werden gescannt und einem Workflow entsprechend verarbeitet. Damit werden dann alle Dokumente zentral im DMS verwaltet.
Die Einführung von Easy Enterprise.x von Easy Software erfolgt in den Monaten Januar bis März 2008.
Die vorhandenen Systeme Microsoft Exchange und Diamant/2 mit FiBu und AnBu sowie StarMoney Business sollen bestehen bleiben und müssen in das Gesamtsystem integriert werden.
Es soll im Rahmen des Projektes der Microsoft SharePoint Server 2007 eingeführt werden. Die SharePoint-Services stellen u. a. eine neue benutzerorientierte Oberfläche für die Filesysteme dar. Das einzuführende Dokumentenmanagementsystem (DMS) ergänzt die SharePoint-Services mit einer firmenweiten einheitlichen revisionssicheren Archivfunktion. Mit dem Exchange Server erfolgt der Abgleich der Termin- und Aufgabenverwaltung sowie die Ablage von E-Mails im Rahmen von Workflows.
